Zuordnung von Prüfungen
Aus E-Klausuren an Hochschulen
Anlegen der Nutzer im E-Klausur System
Der nächste Schritt nach der Anmeldephase ist die Vorbereitung des E-Klausur Systems. Dort müssen Accounts für die Prüflinge erstellt werden. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Daten zwischen den Systemen zu transferieren, sowie Benutzernamen und Passwörter zu erstellen.
Die schlechteste und eine für Fehler anfällige Methode ist das Eintragen der Daten per Hand in eine Transferdatei oder direkt in das E-Klausur System. Diese Methode wird nur dann verwendet, wenn das Prüfungsverwaltungssystem keine Exportmöglichkeit der Anmeldungsdaten besitzt oder die Anmeldung in Papierform erfolgte.
Eine häufig genutzte und praktikable Lösung ist der Export einer Tabelle oder CSV-Datei aus dem Prüfungsverwaltungssystem. Diese Exportdatei kann anschließend per vorgefertigter Makros in eine Importdatei des E-Klausur Systems umgewandelt werden. Dabei sollten die Benutzerkennungen und Passwörter automatisch generiert werden.
Eine optimale Methode wäre der direkte Zugriff des E-Klausur Systems auf die Nutzerdaten des Prüfungsverwaltungssystems über einen Webservice. Großer Vorteil wäre hierbei, dass die gleichen Authentifizierungsmechanismen wie bei der Anmeldung zur Prüfung greifen würden. Es kann zum Beispiel ein LDAP-Verzeichnis als Nutzerdatenbank für beide Systeme zugrunde gelegt werden. Optimal wäre es dann, wenn das Prüfungsverwaltungssystem für Dozenten die Option „E-Klausur“ anbieten würde, mit der dann automatisch im Klausursystem eine entsprechende Klausurveranstaltung angelegt werden könnte. Zur Zeit ist uns jedoch noch keine Implementation eines solchen Systemverbunds bekannt.
Werden neue Benutzerkonten und Passwörter erstellt, so müssen diese den Klausurteilnehmern mitgeteilt werden. Dabei reicht das Versenden von E-Mails nicht aus, denn es muss davon ausgegangen werden, dass manche E-Mail-Adressen nicht korrekt sind oder der maximale Speicher voll ist. Mann kann die Daten in Papierform postalisch versenden oder zur Abholung im Sekretariat hinterlegen. Ein anderes Vorgehen ist die Verwendung vorhandener Daten wie Matrikelnummer oder „vorname.nachname“ zur Einwahl in das Klausursystem. Dabei ist es dann allerdings notwendig, die Klausur durch ein Passwort zu schützen, welches erst unmittelbar vor der Klausur bekanntgegeben wird.
Um rechtliche Sicherheit herzustellen, ist es wichtig, diesen Prozess zu dokumentieren und mit der Rechtsabteilung abzuklären.
Authentifizierung und Unterschrift
Auch beim Antritt der E-Klausur ist es erforderlich, dass der Prüfling sich authentifiziert. Hier ist auch wieder der optimale Weg über eine Chipkarte mit zertifizierten Nutzerdaten und PIN. Mit diesen Daten könnten auch die fertigen Klausuren rechtskräftig signiert werden.
In der Regel wird jedoch die Vorlage des Personal- oder Studentenausweises zur Authentifizierung genutzt. Die meisten E-Klausur Systeme zeigen auch bei der Bearbeitung einer Klausur den Namen des Users in der Kopf- oder Fußzeile am Bildschirm an. So können Aufsichtspersonen durch die Reihen gehen und überprüfen, ob die richtigen Personen die Klausur schreiben. Dieses Vorgehen ist auch in gewöhnlichen Papierklausuren üblich.
Besteht keine Möglichkeit der elektronischen Signierung, so wird häufig von den Prüflingen eine handschriftliche Signatur auf Papier gefordert. Hier gibt es die Varianten, dass entweder nur eine kurze Erklärung oder ein Ausdruck der kompletten Klausur unterschrieben wird. Sinn der Signatur ist, dass der Prüfling bestätigt, dass er die angezeigten oder gedruckten Antworten tatsächlich so abgeben möchte und sie somit bestätigt. In manchen Systemen wird dies dadurch simuliert, dass die Abgabe mehrfach bestätigt werden muss, bevor die Daten nicht mehr bearbeitet werden können. Dies ist jedoch rechtlich nicht mit einer Unterschrift gleichzusetzen.
